Kto je pôvodca registratúry, aké má povinnosti a čo to všetko predstavuje?

V predchádzajúcom článku Registratúra – je to moja povinnosť, alebo nie? som písal všeobecne, čo to registratúra vlastne je, pre koho vyplýva zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach povinnosť viesť registratúru a aké má povinnosti. Dnes sa pozriem bližšie na to, kto je pôvodcom registratúry a akým spôsobom ju musí viesť.

Kto má povinnosť viesť registratúru?

V praxi povinnosť viesť registratúru majú skoro všetci. Líšia sa len v povinnosti či musia vypracovať a nechať si štátnym archívom schváliť registratúrny poriadok a registratúrny plán (ich rozdielom sa budem venovať v ďalšom článku).

Rozhodujúcim kritériom na posúdenie tejto povinnosti je typ organizácie a skutočnosť, či z činnosti subjektu vznikajú alebo nevznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, čo tiež posudzuje štátny archív.

Dôležité je uvedomiť si, že všetky ostatné povinnosti zostávajú všetkým pôvodcom registratúry – každá právnická osoba a fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra – zachované bez rozdielu a v plnej miere.

Podľa toho členíme pôvodcov registratúry na:

Tri skupiny pôvodcov registratúry

  1. Pôvodcovia registratúry povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán (orgány verejnej správy, právnické osoby nimi zriadené a zriadené zo zákona).
  2. Pôvodcovia registratúry povinní mať iba registratúrny plán (väčšina subjektov, kde vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ako podnikateľské subjekty, štátne podniky, právnické osoby založené samosprávou, neziskové verejnoprospešné organizácie, ústredné orgány politických strán, nadácií a združení).
  3. Pôvodcovia registratúry, ktorí nie sú povinní mať registratúrny poriadok ani registratúrny plán (tie subjekty, ktorým nevznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ako malí podnikatelia (tí ktorí nemusia mať audit), podnikatelia na základe živnosti, poľnohospodárska výroba, miestne organizácie politických strán a občianskych združení a podnikajúci na základe autorského zákona.

Keď už máme jasno v skupinách pôvodcov registratúry, je potrebné zistiť rozdiel medzi registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom. Ale o tom budeme hovoriť až nabudúce.