V predchádzajúcom článku sme sa venovali trom skupinám pôvodcov registratúry, t. j. tým, ktorí majú povinnosť viesť registratúru. Aký je však rozdiel vo vedení registratúrneho plánu a registratúrneho poriadku a načo vlastne slúžia?

Špecializovaní a kvalifikovaní pracovníci v oblasti registratúry a archívnictva, ktorí by mali vedieť kvalifikovane a kvalitne viesť registratúru a zabezpečiť následné vyraďovanie a archiváciu, sú neoddeliteľnou súčasťou veľkých organizácií. Čo však majú robiť menšie subjekty, ktoré nemajú špecialistov, pričom tieto povinnosti im vyplývajú zo zákona? Pokúsim sa vám danú problematiku priblížiť.

Čo je to vlastne registratúrny plán a registratúrny poriadok?

Registratúrny poriadok

Registratúrny poriadok je interná norma, ktorá upravuje postup organizačných útvarov organizácie, a to najmä pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Spravidla ide o vnútropodnikovú smernicu alebo iný záväzný dokument pre pracovníkov organizácie.

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky pripravilo aj vzorový registratúrny poriadok pre menšie subjekty: http://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/documents/Archivnictvo/sprava_registratury/Vzor_reg_poriadok_m_subj.rtf

Odporúčam si ho aspoň zbežne pozrieť, aby ste pochopili, čo vlastne predstavuje vedenie registratúry v praxi. Zároveň je to dobrý podklad pre tvorbu vlastného registratúrneho poriadku, minimálne vám pomôže ako odrazový mostík.

Pri tvorbe vlastného registratúrneho poriadku vychádzajte hlavne z činností, ktoré sa vykonávajú vo vašej organizácii (tie zo vzoru zoberte a podľa potreby upravte). Činnosti, ktoré sa vašej organizácie netýkajú, vypustite.

Pre tých, ktorý nemusia mať registratúrny poriadok vôbec, pripravilo Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky jednoduchý návod, ako vlastne registratúru zabezpečovať. Tento návod – ako obyčajne – nehovorí veľmi „ako“, ale minimálne sa dozviete, „čo“ je potrebné urobiť.

http://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/documents/Archivnictvo/sprava_registratury/Navod_manipul_reg_zazn.rtf

Registratúrny plán

Registratúrny plán je interná norma na účelné a systematické ukladanie spisov, ktorá člení registratúru organizácie podľa príbuznosti obsahu spisov do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia; určuje štruktúru uloženia vybavených spisov v registratúre príslušného organizačného útvaru, ako aj v registratúrnom stredisku organizácie.

Reálne ide o zoznam „typov“ dokumentov (vecná skupina), aké do organizácie prídu, aké v nej vzniknú a aké z nej odídu. Každý „typ“ dokumentu vopred definuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehoty uloženia, ktoré budú dokumentu alebo spisu priradené v momente, keď v organizácii vzniknú alebo budú do nej doručené.

Opäť odporúčam prezrieť si vzorovú štruktúru registratúrneho plánu pre menšie subjekty, ktorý pripravilo Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. Pri tvorbe svojho registratúrneho plánu sa pridržiavajte tohto plánu. Vďaka nemu by ste nemali byť na pochybách, či ste postupovali správne, alebo nie.

http://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/documents/Archivnictvo/sprava_registratury/Struktura_reg_planu.rtf

Pre tých, ktorým sa ani neukladá povinnosť mať registratúrny plán, pripravilo Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky vzorové členenie dokumentov na skupiny:

http://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/documents/Archivnictvo/sprava_registratury/Struktura_clenenie_reg.rtf

Tieto vzorové dokumenty z dielne Ministerstva vnútra Slovenskej republiky by vám mali umožniť urobiť si aspoň trochu reálnejšiu predstavu o tom, na čo registratúrny poriadok a registratúrny plán slúžia a aký majú zmysel.

Nabudúce sa pozrieme na to, aké sú reálne možnosti zabezpečenia povinnosti viesť registratúru.