Všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Prečo registratúra?
Neoddeliteľnou súčasťou fungovania a existencie prakticky všetkých verejných, štátnych i súkromných organizácií, malých i veľkých, sú dokumenty (papierové a posledné desaťročia aj elektronické), vlastné i doručené. Dokumenty sprevádzajú všetky subjekty od ich vzniku, počas celej existencie a dokonca aj po ich zániku.
Legislatíva presne a podrobne určuje povinnosti ohľadom celého životného cyklu dokumentov – ako ich evidovať, ako ich ukladať, ako sa o ne starať i ako a kedy ich likvidovať alebo archivovať. Takúto odbornú správu papierových i elektronických dokumentov – odborne „záznamov“ – nazývame „správa registratúry“ a subjekt, u ktorého dokumenty vznikajú a ktorému sa doručujú, nazývame „pôvodcom registratúry“.
Základné povinnosti zo zákona pre pôvodcu teda sú:
- evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
- zabezpečovať správu registratúry,
- zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu a uchovať registratúrne záznamy počas lehoty uloženia,
- vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom štátneho archívu,
- odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu.
Dokumenty, respektíve v terminológií zákona záznamy, delí legislatíva z pohľadu ich dokumentárnej hodnoty do dvoch základných skupín:
- registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty,
- registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, „archívne dokumenty“.
Rozdiel v povinnostiach nastáva až po uplynutí doby uloženia, pri vyraďovaní. Archívne dokumenty sa nelikvidujú, musia sa archivovať (napr. odovzdať štátnemu archívu).
