Rozšíreným spôsobom zbierania údajov je zber prostredníctvom papierových dokumentov, zvyčajne rukou vypisovaných formulárov (poistné zmluvy, registračné formuláre…). Ako však dostať tieto údaje do dátovej formy?

Veľmi obľúbený a efektívny spôsob je zadať spracovanie outsourcingovej spoločnosti, ktorá vám spracovanie zrealizuje. Akým spôsobom je však garantovaná kvalita spracovania? Outsourcingové spoločnosti často prezentujú kvalitu svojich služieb sloganom „Naše technológie a naše skúsenosti vám garantujú najvyššiu možnú kvalitu“. Znie to lákavo a profesionálne, ale čo je skutočným obsahom tohto sloganu?

Čo nám hovoria iní o kvalite?

Je pravda „Naše technológie a skúsenosti garantujú“? Aj vy ste videli pôsobivú prezentáciu, kde „technológie“ bezchybne spracovali dokument, ktorý bol sotva čitateľný, poliaty kávou a navyše pokrčený? Asi vás sklamem. Napriek tomu, že prezentácia bola presvedčivá, tieto technológie vám kvalitu spracovania negarantujú. A čo skúsenosti? Asi už tušíte odpoveď na túto otázku. Nie, ani skúsenosti vám nič negarantujú.

Spojenie „najvyššia možná kvalita“ znie síce luxusne, ale čo v skutočnosti znamená? Ja to neviem. Ako si zákazník skontroluje, že dostal „najvyššiu možnú kvalitu“? Ani to neviem. Existuje teda spôsob, ako garantovať kvalitu?

Tu mám pre vás dobrú správu. Existuje. A dôležité sú pri tom aj technológie, aj skúsenosti. Vďaka moderným technológiám vieme proces spracovania údajov výrazne zefektívniť a zjednodušiť. Skúsenosti zasa vytvárajú predpoklad, že dodávateľ je schopný navrhnúť a implementovať proces spracovania tak, aby umožňoval spracovať údaje v požadovanej kvalite.

Ako teda vie dodávateľ služby garantovať kvalitu?

V prvom rade je potrebné definovať parametre kvality a požadovanú úroveň kvality. Parametrom kvality je napríklad znaková kvalita, úroveň kvality je napr. 99 %. Znaková kvalita 99 % znamená, že akceptujem 1 chybný znak na 100 spracovaných znakov. V takomto prípade si zákazník vie jednoducho skontrolovať, či žiadanú kvalitu dostáva, alebo nie.

Následne dodávateľ musí zvoliť a implementovať proces spracovania (pracovný postup) tak, aby bolo možné požadovanú kvalitu spracovania dosiahnuť (v zásade platí, že čím vyššia je požadovaná kvalita, tým vyššie nároky sú na kontrolné a validačné aktivity). A tu sú skutočne dôležité aj technológie, aj skúsenosti.

A druhým krokom je zavedenie systému kontroly kvality. Jedine systém kontroly kvality na výstupe procesu spracovania dáva garanciu toho, že požadovaná kvalita je skutočne dosiahnutá.

Čo s údajmi, ktoré mám už vo svojich databázach?

Tieto mechanizmy kontroly a validácie údajov je možné použiť pri spracovaní zdrojových dokumentov (formulárov), ale aj pri verifikácii údajov, ktoré už máte vo svojich databázach.